¿Qué es una rendición de gastos y cuándo se usa?
La rendición de gastos es el proceso por el cual un empleado reporta los gastos realizados por cuenta de la empresa, ya sea con dinero anticipado por la empresa (fondo de avance) o con dinero propio para luego reembolsar. Es fundamental para que esos gastos sean reconocidos como costo de la empresa ante el SII.
Para que un gasto sea deducible de impuesto, debe ser: necesario para el giro, documentado con boleta o factura a nombre de la empresa, y haber ocurrido dentro del período declarado.
Qué gastos se pueden rendir y cómo documentarlos
- Transporte y movilización: Boleta de taxi o app de movilidad, boleto de bus, pasaje de avión con factura a nombre de la empresa
- Alimentación en viaje de negocios: Boleta del restaurante (facturas ideales, permiten IVA crédito). Comidas locales del día a día generalmente no aplican.
- Materiales y suministros: Cualquier boleta o factura de un gasto necesario para la operación
- Hospedaje: Factura del hotel a nombre de la empresa
- Peajes y estacionamientos: Tickets de cobro, boletas de peaje electrónico
El formulario de rendición: qué debe incluir
- Nombre y RUT del trabajador que rindió
- Fecha de cada gasto
- Descripción del gasto (qué fue y para qué)
- Monto de cada gasto
- Número de boleta o factura adjunta
- Total rendido
- Si hubo anticipo: saldo a devolver o monto adicional a reembolsar
- Firma del trabajador y del responsable que aprueba
Qué pasa con la rendición de gastos y el IVA
- Si el gasto viene con factura a nombre de la empresa: puedes usar el IVA como crédito fiscal → reduce el IVA a pagar al SII
- Si el gasto viene con boleta: el IVA está incluido en el monto total y se carga como gasto (sin crédito separado)
- Si el gasto es sin documento: no es deducible tributariamente → no lo ingreses como gasto de la empresa
- Los gastos de representación con facturas a nombre de la empresa sí permiten crédito fiscal IVA
¿El empleado paga impuesto por los reembolsos de gastos?
No. El reembolso de gastos con documentación no es renta para el trabajador. Es simplemente la devolución de su propio dinero gastado por cuenta de la empresa.
¿Cuánto tiempo tiene el trabajador para rendir?
La empresa puede establecer sus propios plazos internos, pero 5 días hábiles desde el regreso de un viaje o desde el gasto es una práctica común. El SII no fija un plazo específico para esto.