¿Qué es la caja chica y para qué sirve?
La caja chica es un fondo de dinero en efectivo que se mantiene en la empresa para cubrir gastos menores del día a día sin necesidad de tramitar una transferencia bancaria o cheque. Es práctica para gastos pequeños, frecuentes y urgentes.
- Compras de materiales de oficina de emergencia (resmas, tóner)
- Pagos de servicios menores (mensajería, taxi para documentos urgentes)
- Propinas, gastos de estacionamiento, pequeñas reparaciones inmediatas
- No sirve para: sueldos, proveedores regulares, pagos de impuestos ni gastos sobre el monto establecido
Cómo establecer y operar la caja chica
- Define el monto del fondo: Típicamente entre $50.000 y $300.000 según el tamaño de la empresa. Debe cubrir 2-4 semanas de gastos menores.
- Designa un responsable: Un empleado custodio que firma el libro de caja y rinde cuentas.
- Establece el monto máximo por operación: Generalmente $10.000–$50.000 por gasto. Sobre ese límite se tramita por tesorería normal.
- Documenta cada gasto: Boleta, ticket de compra o comprobante interno firmado. Sin documento, no hay reembolso.
- Rendición periódica: Cuando el fondo baje al 20-30%, el responsable rinde cuentas y se repone el monto.
La rendición de caja chica: cómo hacerla correctamente
- Suma todos los comprobantes del período (boletas, tickets, recibos firmados)
- Cuenta el efectivo restante en caja
- Verifica: Fondo inicial − Efectivo restante = Total de comprobantes
- Si hay diferencia (faltante) → el responsable debe explicar o reponer
- Ingresa los gastos al sistema contable con la glosa correcta
- Repone el fondo con una transferencia o cheque igual al total gastado
⚠️ Error frecuente
Usar la caja chica para gastos no autorizados o sin comprobante. Esto genera diferencias en la rendición y puede generar problemas contables y de confianza. Cada salida debe tener su comprobante.